Oznámení o zpracování osobních údajů

OZNÁMENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO KLIENTY, DODAVATELE A DALŠÍ PARTNERY

 

  1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
    1. Oznámení o zpracování osobních údajů
      1. Společnost SEND Předplatné spol. s r.o. se sídlem Ve Žlíbku 1800/77, 193 00 Praha 9, identifikační číslo: 61061409 (dále jen „Společnost“ dále jen „my“) tímto vydává pro klienty, dodavatele a další partnery Společnosti toto oznámení o zpracování osobních údajů (dále jen „Oznámení o zpracování osobních údajů“ či „Oznámení“).
      2. Toto Oznámení může být Společností měněno a doplňováno. Aktuální znění tohoto Oznámení naleznete na adrese www.send.cz/ou.
      3. Přestože Vás budeme o změnách a doplněních tohoto Oznámení vhodným způsobem informovat, doporučujeme, abyste s aktuálním zněním Oznámení pravidelně seznamovali.
    2. Účel Oznámení o zpracování osobních údajů
      1. Účelem tohoto Oznámení je informovat Vás, tedy zákazníky, dodavatele a další partnery Společnosti (včetně zástupců těchto osob) (dále jen „Vy“), o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany Společnosti a o Vašich právech souvisejících s tímto zpracováním.
      2. Toto Oznámení se vztahuje pouze na zpracování osobních údajů fyzických osob, neboť pouze fyzické osoby jsou považovány pro účely ochrany osobních údajů za subjekty osobních údajů.
      3. V případě, že navštěvujete též webové stránky Společnosti www.send.cz seznamte se, prosím, též s oznámením Společnosti o zpracování osobních údajů o návštěvnících webových stránek Společnosti, které naleznete na adrese www.send.cz/ou.
    3. Odborné pojmy
      1. Nevyplývá-li z kontextu tohoto Oznámení jinak, mají odborné pojmy použité v tomto Oznámení dále uvedený význam:

        automatické rozhodování

        znamená rozhodování, resp. rozhodnutí založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, včetně profilování, které má pro subjekt údajů právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká;

        citlivé osobní údaje

        znamená osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby, a údaje o trestné činnosti;

        osobní údaj

        znamená informace o Vaší osobě, které jsou blíže vymezeny níže;

        profilování

        znamená jakoukoliv formu automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu;

        příjemce

        znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agenturu nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty;

        správce“ či „správce osobních údajů

        znamená osobu, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

        V případě zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu uvedeném v tomto Oznámení je správcem Vašich osobních údajů Společnost;

        subjekt údajů

        znamená Vás, jakožto osobu, jíž se zpracovávané osobní údaje týkají;

        třetí stát

        znamená jiný stát než členský stát Evropské unie, Island, Norsko, Lichtenštejnsko a Švýcarsko;

        zpracování“ či „zpracování osobních údajů

        znamená jakoukoliv operaci nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení; a

        zpracovatel“ či „zpracovatel osobních údajů

        znamená fyzickou nebo právnickou osobu, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Společnost.

  2. SOULAD S PRÁVNÍMI PŘEDPISY A ZÁKLADNÍ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ
    1. Soulad s právními předpisy
      1. Ochrana Vašich osobních údajů je naší prioritou a při zpracování Vašich osobních údajů tak dodržujeme veškeré povinnosti a plníme veškeré požadavky stanovené příslušnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
    2. Základní zásady zpracování osobních údajů
      1. Při zpracování osobních údajů se řídíme následujícími základními zásadami zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady zpracování“).
      2. Zásada zákonnosti, korektnosti a transparentnosti - Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a zákonným a transparentním způsobem.
      3. Zásada účelového omezení - Shromažďujeme (a zpracováváme) Vaše osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a současně je dále nezpracováváme způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
      4. Zásada minimalizace údajů - Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze v rozsahu, který je pro účely zpracování Vašich osobních údajů přiměřený, relevantní a nezbytný.
      5. Zásada přesnosti - Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a v případě potřeby Vaše osobní údaje aktualizujeme.
      6. Zásada omezení uložení - Zpracováváme (ukládáme) Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
      7. Zásada integrity a důvěrnosti - Zpracováváme Vaše osobní údaje pouze způsobem zajišťujícím náležité zabezpečení Vašich osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
      8. Zásada odpovědnosti - Neseme odpovědnost za dodržování výše uvedených Zásad zpracování.
  3. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
    1. Společnost jako správce osobních údajů
      1. Toto Oznámení o zpracování osobních údajů se vztahuje pouze na to zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno námi samotnými (samotnou Společností), jako správcem osobních údajů, nebo pro nás (pro Společnost), jako správce osobních údajů, jinou osobou (tzv. zpracovatelem osobních údajů).
      2. Pouze ve vztahu k takovému zpracování Vašich osobních údajů vystupujeme jako správce osobních údajů, tedy jako osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
    2. Kontaktní údaje Společnosti
      1. Budete-li mít jakékoliv dotazy týkající se problematiky zpracování Vašich osobních údajů a jejich ochrany, kontaktujte nás, prosím, prostřednictvím kteréhokoliv z následujících komunikačních kanálů:
      2. telefonicky na telefonním čísle 225 985 225;
      3. e-mailovou poštou na e-mailové adrese send@send.cz
  4. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
    1. Osobní údaje (kategorie osobních údajů)
      1. Zpracováváme pouze takové Vaše osobní údaje, jejichž zpracování je nezbytné pro účely zpracování osobních údajů uvedené v článku 11 tohoto Oznámení o zpracování osobních údajů.
      2. Zpracovávané osobní údaje
        O Vaší osobě tak zpracováváme následující osobní údaje (kategorie osobních údajů):
        1. Identifikační údaje - údaje sloužící k identifikaci Vaší osoby, zejména akademický titul, jméno, příjmení, , identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), adresa trvalého bydliště, příp. přechodného bydliště, adresa sídla či místo podnikání;
        2. Elektronické identifikační údaje - údaje sloužící k identifikaci Vaší osoby v elektronických komunikacích, zejména e-mailová adresa;
        3. Kontaktní údaje - údaje sloužící pro kontaktování a komunikaci s Vaší osobou, zejména telefonní číslo, mobilní telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, identifikátor v sociálních sítích (např. Facebook) a komunikačních platformách (např. Skype), adresa trvalého bydliště, příp. přechodného bydliště, jiná kontaktní adresa;
        4. Platební údaje - údaje sloužící k provádění plateb, zejména číslo bankovní účtu, informace o platební kartě či
        5. Údaje o dodaných produktech a službách - údaje o produktech a/nebo službách dodaných zákazníkovi ze strany Společnosti, o souvisejících požadavcích, stížnostech, reklamacích, servisních požadavcích a o související komunikaci;
        6. Údaje o komunikaci - údaje o Vaší komunikaci se zaměstnanci Společnosti a a ostatními partnery Společnosti, orgány státní správy a jinými osobami ve vztahu ke Společnosti, ať již v podobě písemné či elektronické;
        7. Audiovizuální údaje - údaje zachycené formou audio (hlasových) záznamů;
        8. Údaje o výsledcích šetření - údaje týkající interních šetření a disciplinárních řízení v souvislosti s vyšetřováním protiprávního či neetického jednání Společnosti nebo Vašeho protiprávního či neetického jednání;
      3. Zdroje zpracovávaných osobních údajů
        Vaše osobní údaje získáváme z několika zdrojů. Primárním zdrojem Vašich osobních údaje jste Vy osobně (např. když s Vámi uzavíráme smlouvu o dodávkách zboží a/nebo služeb a Vy nám pro tyto účely předáte Vaše identifikační údaje či platební údaje).
    2. Účely zpracování osobních údajů
      1. Účely zpracování Vašich osobních údajů
        Vaše osobní údaje zpracováváme pouze pro účely zpracování osobních údajů uvedené v tomto článku 11.
      2. Efektivní řízení a správa Společnosti - V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely zajištění efektivního řízení a správy Společnosti, tedy zejména pro účely organizace a řízení Společnosti, stanovení a realizace cílů Společnosti, zajištění administrativních procesů v rámci Společnosti a plnění povinností v oblasti compliance (tedy v oblasti zajištění právního souladu činností a procesů Společností s požadavky právních předpisů).
      3. Marketing, propagace a reklama - Jedná se o zpracování osobních údajů pro účely propagace Společnosti a jejích výrobků a služeb, tedy zasílání obchodních sdělení a informací o skutečnostech, jež by Vás mohly zajímat.
      4. Smluvní agenda - Jedná se o zpracování osobních údajů pro účely smluvních vztahů mezi Společností a partnery Společnosti (např. zákazníky a dodavateli), tedy pro účely uzavírání takových smluvních vztahů, jejich změn a ukončování (včetně předsmluvního vyjednávání), plnění práv a povinností z těchto smluvních vztahů, vedení evidence smluvních vztahů, a pro účely související komunikace.
      5. Vývoj produktů a služeb - V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely vývoje a vylepšení produktů a služeb Společnosti, tedy zejména vylepšení služeb předplatného tiskovin.
      6. Reklamační agenda - Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely vyřizování reklamací produktů a služeb Společnosti a/nebo produktů a služeb dodaných Společnosti třetími osobami, související komunikace a pro účely vedení evidence reklamací.
      7. Agenda veřejných zakázek a soutěží - V rámci této agendy se jedná o zpracování osobních údajů pro účely účasti Společnosti ve veřejných zakázkách a veřejných soutěžích, tedy zejména přípravy a podávání nabídek v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží (kdy je v některých případech např. vyžadováno, abychom uvedli informace o dodavatelích Společnosti), přípravy a využití referencí, a související komunikace s vyhlašovateli veřejných zakázek a veřejných soutěží.
      8. Komunikace a vztahy se zákazníky, dodavateli a dalšími partnery Společnosti - Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely komunikace se zákazníky, dodavateli a dalšími partnery Společnosti v souvislosti se vztahy mezi Společností a těmito osobami týkajícími se zejména dodávek produktů a služeb, včetně komunikace v souvislosti s vyjednáváním těchto vztahů, jejich změn a ukončování a komunikace v souvislosti s plněním těchto vztahů.
      9. Daňová agenda - V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely daňové agendy, tedy pro účely přípravy, zpracování a podávání daňových přiznání, daňových hlášení a jiných daňových výkazů, komunikace s příslušnými orgány státní správy a plnění dalších povinností stanovených daňovými předpisy.
      10. Účetní agenda - Zde se jedná zpracování osobních údajů pro účely vedení účetnictví a provádění účetních auditů, plnění registračních a evidenčních povinností, plnění povinností v souvislosti s výkaznictvím, komunikace s příslušnými orgány státní správy a plnění dalších povinností stanovených účetními předpisy.
      11. Škodní agenda - V případě škodní agendy se jedná o zpracování osobních údajů pro účely a v souvislosti s prevencí škodních událostí, evidencí škodních událostí a řešením škodních událostí.
      12. Pojistná agenda - Tímto se rozumí zpracování osobních údajů pro účely zajištění pojistné ochrany proti pojistným rizikům v rámci provozu Společnosti, včetně pojištění odpovědnosti za provoz dopravních prostředků apod.
      13. Interní šetření a disciplinární řízení - V tomto případě jsou zpracovávány osobní údaje pro účely provádění interních šetření a disciplinárních řízení v souvislosti s vyšetřováním protiprávního či neetického jednání Společnosti či naopak Vašeho protiprávního či neetického jednání.
      14. Archivnictví - Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely plnění archivačních povinností stanovených příslušnými právními předpisy, zejména zákonem o archivnictví a spisové službě, daňovými předpisy či účetními předpisy.
      15. Ochrana majetku a osob - Jedná se o zpracování osobních údajů pro účely zajištění ochrany majetku Společnosti a osob pohybujících se v prostorách Společnosti, které jsou vybaveny zabezpečovacími systémy v podobě evidence přístupu prostor Společnosti a bezpečnostního kamerového systému.
      16. IT a síťová bezpečnost - Zde se jedná o zpracování osobních údajů pro účely zajištění IT a síťové bezpečnosti, tedy zajištění důvěrnosti údajů a komunikace a funkčnosti hardware, software a elektronických sítí, užívaných Společností.
      17. Ochrana právních zájmů - V rámci této agendy se jedná o zpracování osobních údajů v souvislosti ochranou právních nároků a právem chráněných zájmů Společnosti, ať již jde o případy, kdy Společnost uplatňuje nároky vůči třetím osobám, nebo případy, kdy se Společnost naopak brání proti nárokům uplatněným třetími osobami, a to mimosoudní, soudní či exekuční cestou.
      18. Interní archivace - V tomto případě se jedná o zpracování osobních údajů pro účely interní archivace dokumentů a dat (včetně elektronických dat) v rámci Společnosti.
      19. Zpracování osobních údajů pro jiné účely
        Vaše osobní údaje dále nezpracováváme způsobem, který je s výše uvedenými účely neslučitelný.
    3. Právní důvody zpracování osobních údajů
      1. Vaše osobní údaje zpracováváme na základě následujících právních důvodů: (i) z důvodu plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou, (ii) z důvodu plnění právní povinnosti stanovené Společnosti příslušnými právními předpisy, (iii) z důvodu oprávněných zájmů a (iv) na základě Vašeho souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů.
      2. Ve výjimečných situacích můžeme zpracovávat osobní údaje též z důvodu ochrany Vašich životně důležitých zájmů nebo životně důležitých zájmů jiné fyzické osoby.
      3. Zpracování osobních údajů z důvodu plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou
        Uzavření a plnění smlouvy mezi Vámi a Společnosti nezbytně vyžaduje zpracování Vašich osobních údajů, zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje, základní profilové údaje, profesní profilové údaje, a údaje o komunikaci).
      4. Takové zpracování Vašich osobních údajů je tak založeno na dotčené smlouvě mezi Společností a Vaší osobou, neboť bez zpracování těchto Vašich osobních údajů by vůbec nebylo možno zmíněnou smlouvu uzavřít a/nebo ji následně plnit.
      5. Zpracování osobních údajů z důvodu plnění právní povinnosti
        Vaše osobní údaje zpracováváme též proto, že to po nás vyžadují příslušné právní předpisy, například v případě daňové a účetní agendy, vybrané pojistné agendy či archivnictví.
      6. Bez zpracování těchto Vašich osobních údajů bychom totiž nemohli plnit právní povinnosti, které nám stanoví příslušné právní předpisy.
      7. Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů
        Vaše osobní údaje dále zpracováváme též na základě tzv. oprávněných zájmů Společnosti (případně, je-li tak v tomto Oznámení výslovně uvedeno, oprávněných zájmů třetí osoby či společnosti jako celku), to však vždy pouze za podmínky, že před těmito oprávněnými zájmy nemají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů.
      8. Oprávněnými zájmy Společnosti jsou: (i) efektivní řízení a správa Společnosti, (ii) marketing, propagace a reklama, (iii) smluvní agenda. (iv) vývoj produktů a služeb, (v) agenda veřejných zakázek a soutěží, (vi) komunikace a vztahy s partnery Společnosti, , (vii) škodní agenda a pojistná agenda, viii) interní šetření a disciplinární řízení, (ix) ochrana majetku a osob,(x) IT a síťová bezpečnost, (xi) ochrana právních zájmů, (xii) zamezování trestné činnosti, (xiii) interní archivace a zálohování.
        1. Efektivní řízení a správa Společnosti - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na tom, aby Společnost byla dobře organizována a řízena, aby řádně probíhaly její administrativní procesy a aby vyhověla compliance (tedy zajištění právního souladu činností a procesů Společností s požadavky právních předpisů). Zpracováváme zejména Vaše identifikační, ověřovací a kontaktní údaje, údaje o naší vzájemné komunikaci, Vaše platební údaje. Bez zpracovávání těchto osobních údajů bychom Vám nemohli poskytovat naše služby.
        2. Marketing, propagace a reklama - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je její propagace a propagace služeb marketingových komunikací, které poskytuje. Takto můžeme zpracovávat zejména Vaše kontaktní údaje.
        3. Smluvní agenda - Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na uzavírání smluvních vztahů Společnosti s třetími osobami a na jejich řádném a efektivním plnění, což v určitých případech vyžaduje též zpracování osobních údajů fyzických osob, které samy nejsou stranou dotčených smluvních vztahů. Jedná se především o smluvní vztahy mezi Společností a jinými právnickými osobami, kdy uzavření a plnění těchto smluvních vztahů vyžaduje zpracování osobních údajů o zástupcích či zaměstnancích těchto právnických osob (např. zákonných zástupců nebo zmocněnců těchto právnických osob či jejich zaměstnanců, s nimiž je vedena komunikace v souvislosti se smluvními vztahy). Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o naší vzájemné komunikaci, Vaše platební údaje.
        4. Vývoj produktů a služeb - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na vylepšování stávajících a vývoji nových služeb a produktů Společnosti. Takto zpracováváme zejména údaje o službách a produktech dodaných našim zákazníkům a o naší vzájemné komunikaci.
        5. Agenda veřejných zakázek a soutěží - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na provádění dodávek produktů a služeb Společnosti v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží, tedy zájem řádné přípravě a podávání nabídek v rámci veřejných zakázek a veřejných soutěží, včetně efektivního využívání referencí, a efektivního vedení komunikace s vyhlašovateli veřejných zakázek a veřejných soutěží. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje.
        6. Komunikace a vztahy s partnery Společnosti - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem Společnosti na navazování, udržování, rozvoji, změnách a ukončování vztahů s dodavateli, klienty a dalšími partnery Společnosti. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší komunikaci.
        7. Škodní agenda a pojistná agenda - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zájem na vypořádání eventuálně vzniklých škod a na tom, aby Společnost i její klienti a obchodní partneři byli proti újmám pojištěni. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje.
        8. Interní šetření a disciplinární řízení - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je, aby Společnost řádně poskytovala služby a výrobky a případné nedostatky v nich byly zjištěny, napraveny a aby se předcházelo jejich opakování. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší vzájemné komunikaci.
        9. IT a síťová bezpečnost - Tímto oprávněným zájmem Společnosti je zajištění důvěrnosti údajů a komunikace a na funkčnosti hardware, software a elektronických sítí, užívaných Společností. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje (včetně elektronických) a kontaktní údaje.
        10. Ochrana právních zájmů - Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na ochraně práv a zájmů Společnosti, tedy na efektivním vymáhání nároků Společnosti vůči třetím osobám a na zajištění efektivní obrany Společnosti proti nárokům uplatněným třetími osobami, ať již mimosoudní, soudní či exekuční cestou. Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o naší komunikaci.
        11. Interní archivace a zálohování - Tímto oprávněným zájmem se rozumí zájem Společnosti na efektivní správě dat Společnosti (archivace) a zájem Společnosti na ochraně dat Společnosti proti jejich poškození či fyzické ztrátě a rychlé obnově dat (zálohování). Takto zpracováváme zejména Vaše identifikační údaje ( včetně elektronických), kontaktní údaje a platební údaje.
      9. Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu
        Vaše osobní údaje zpracováváme též na základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, a to v případě, že nám Váš souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnete. V takovém případě pak zpracováváme dotčené osobní údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů, pro které nám Váš souhlas poskytnete.
      10. Poskytnutí Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů je zcela dobrovolné a máte tak právo Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoliv odvolat.
    4. Příjemci (kategorie příjemců) osobních údajů
      1. V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů dochází (či může docházet) k poskytnutí (předání) Vašich osobních údajů třetím osobám, které jsou označovány jako příjemci osobních údajů.
      2. Tyto příjemce osobních údajů lze dělit na:
        1. Příjemci, kteří jsou zpracovateli osobních údajů
          Tito zpracovatelé osobních údajů jsou skupinou příjemců osobních údajů, kteří se podílejí na zpracování Vašich osobních údajů a kteří zpracovávají Vaše osobní údaje pro Společnost (jménem Společnosti). Tito příjemci tak nezpracovávají Vaše osobní údaje pro své vlastní účely.

          Mezi zpracovatele patří například dodavatelé Společnosti, kteří poskytují Společnosti poradenské služby (například právní poradci či poradci v oblasti účetní a daňové agendy), dále dodavatelé poskytující Společnosti služby v oblasti ochrany majetku a osob (zejména bezpečnostní agentury) či dodavatelé Společnosti poskytující Společnosti služby v oblasti v oblasti IT (např. služby připojení k internetu či služby pronájmu serverů a datových uložišť).

          Se zpracovateli je vždy uzavírána písemná smlouva o zpracování osobních údajů, jejímž předmětem je úprava podmínek zapojení zpracovatele do zpracování Vašich osobních údajů, úprava souvisejících povinností zpracovatelů, to vše za účelem zajištění náležité ochrany Vašich osobních údajů.

          Vybíráme samozřejmě pouze ty zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření potřebných pro účely zajištění ochrany Vašich osobních údajů.

        2. Příjemci, kteří jsou (samostatnými) správci osobních údajů
          Tito příjemci mají postavení (samostatných) správců (nejsou tedy zpracovateli osobních údajů) a zpracovávají tak poskytnuté (předané) osobní údaje pro své vlastní účely.

          Patří mezi ně především orgány státní správy (zejména pak orgány činné v trestním řízení, orgány finanční správy apod.), a dále například též dodavatelé Společnosti zajišťující určité služby (např. služby ubytování partnerů Společnosti v hotelových zařízení apod.).

      3. Přehled příjemců (kategorií příjemců), kterým jsou Vaše osobní údaje Společností poskytovány (předávány) lze nalézt v příloze č. 1 tohoto Oznámení.
    5. Předávání osobních údajů do třetích zemí
      1. Vaše osobní údaje nepředáváme do třetích zemí.
    6. Doba uložení (zpracování) osobních údajů
      1. Vaše osobní údaje zpracováváme (ukládáme) pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účely zpracování Vašich osobních údajů, příp. po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
      2. Bližší informace o době uložení zpracovávaných osobních údajů lze nalézt v příloze č. 2 tohoto Oznámení.
    7. Automatizované rozhodování, včetně profilování
      1. Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
  5. VAŠE PRÁVA
    1. Obecné informace
      1. Tato část Oznámení o zpracování osobních údajů obsahuje informace o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů prováděným Společností nebo pro Společnost.
    2. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
      1. V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů kdykoli odvolat, a to kterýmkoliv způsobem uvedeným v článku níže.
      2. Váš souhlas můžete odvolat v celém rozsahu nebo jen částečně ve vztahu k jen některým Vašim osobním údajům nebo jen některým účelům zpracování.
      3. Odvoláním Vašeho souhlasu však není dotčena zákonnost předchozího zpracování vašich osobních údajů.
    3. Právo na přístup k osobním údajům
      1. Máte právo získat od Společnosti potvrzení o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv.
      2. V případě, že Vaše osobní údaje skutečně zpracováváme, máte právo získat přístup k Vašim osobním údajům a právo na poskytnutí následujících informací: (a) účelech zpracování, (b) kategoriích dotčených osobních údajů, (c) příjemcích (či kategoriích příjemců), kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny (zejména pak o příjemcích ve třetích zemích), (d) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy (zpracovávány), nebo není-li možné tuto určit, tak o kritériích použitých ke stanovení této doby, (e) existenci práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a o právu vznést námitku proti tomuto zpracování, (f) právu podat stížnost u dozorového úřadu, (g) zdroji osobních údajů, pokud nebyly získány od Vaší osoby, a o (h) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a o souvisejících použitých postupech, jakož i o významu a předpokládaných důsledcích takového zpracování pro Vaši osobu. V případě předávání Vašich osobních údajů do třetích zemí mátě dále právo být informován o případných vhodných zárukách, které se vztahují na takové předávání.
      3. Přístup ke zpracovávaným osobním údajům Vám poskytneme tím způsobem, že Vám poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů. Poskytnutí první kopie je bezplatné. Za poskytnutí dalších kopií na Vaši žádost můžeme účtovat přiměřený poplatek (s přihlédnutím k vynaloženým administrativním nákladům).
      4. Výše uvedená potvrzení, informace a kopie Vám budou Společností poskytnuty písemně či v elektronické formě. Jestliže však podáte žádost v elektronické formě, budou Vám potvrzení, informace a kopie poskytnuty v elektronické formě, ledaže požádáte o jiný způsob.
    4. Právo na opravu a doplnění osobních údajů
      1. Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje týkající se Vaší osoby.
      2. S přihlédnutím k účelům zpracování máte též právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
    5. Právo na výmaz ("právo být zapomenut")
      1. Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu vymazali Vaše osobní údaje, a to v případě, že:
        1. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly Společností shromážděny nebo jinak zpracovány;
        2. odvoláte Váš souhlas se zpracováním, pokud Vaše osobní zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, a současně pokud neexistuje žádný jiný právní důvod zpracování vašich osobních údajů;
        3. vznesete námitky proti zpracování Vašich osobních údajů (k tomu viz blíže článek [?] níže) a současně nebudou existovat žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
        4. vznesete námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
        5. osobní údaje byly z naší strany zpracovány protiprávně; nebo
        6. Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy, jimž jsme vázáni; nebo
        7. osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.
             
      2. V případě uplatnění práva na výmaz a splnění podmínek pro tento výmaz Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, ledaže bychom Vaše osobní údaje potřebovali pro plnění právní povinnosti, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků či pro účely archivace.
      3. Pokud byly Vaše osobní údaje zveřejněny, přijmeme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, abychom informovali další správce, kteří osobní údaje zpracovávají, že jste požádali, aby vaše osobní údaje byly vymazány.
    6. Právo na omezení zpracování
      • Máte právo na to, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, a to v následujících případech:
        1. budete popírat přesnost Vašich osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;
        2. zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní a budete odmítat výmaz osobních údajů a místo toho žádat o omezení jejich použití;
        3. Vaše osobní údaje již nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale Vy je budete, požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; nebo
        4. vznesete námitku proti zpracování (k tomu viz blíže článek níže), a to na dobu, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
      • V případě, že bude zpracování Vašich osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, mohou být Vaše osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, Společností zpracovávány pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.
      • V případě, že bude zpracování Vašich osobních údajů k Vaší žádosti omezeno, budeme Vás informovat o případném zrušení omezení zpracování.
    7. Právo na přenositelnost údajů
      • Máte právo získat vaše osobní údaje, jež jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, to však pouze v následujících případech:
        1. zpracování Vašich osobních údajů je založeno na Vašem souhlasu nebo na plnění smlouvy mezi Společností a Vaší osobou; a (současně)
        2. zpracování je Společností prováděno automatizovaně.
      • V případě splnění výše uvedených podmínek pak máte právo na to, abychom Vaše osobní údaje předali přímo druhému, Vámi určenému, správci (ledaže by to nebylo technicky proveditelné).
    8. Právo vznést námitku
      1. Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů založenému na Vašem souhlasu nebo na oprávněném zájmu.
      2. V případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat, ledaže (a) bychom prokázali závažné oprávněné důvody pro takové zpracování, které by převažovali nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo (b) by to bylo nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
      3. Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů (včetně profilování) pro účely přímého marketingu – v případě uplatnění této námitky nebudeme Vaše osobní údaje nadále zpracovávat.
    9. Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování
      • Má právo nebýt předmětem žádného automatizovaného rozhodování, tedy rozhodování založeného výhradně na automatizovaném zpracování Vašich osobních údajů, včetně profilování, které má pro Vaši osobu právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká, ledaže je toto zpracování:
        1. nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy mezi Vámi a Společností;
        2. povoleno právem Evropské unie nebo České republiky; nebo
        3. založeno na Vašem výslovném souhlasu.
    10. Právo na náhradu újmy
      1. Máte vůči Společnosti právo na náhradu veškeré (hmotné či nehmotné) újmy, která Vám vznikne porušením povinností Společnosti v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů, a Společnost je tak povinna Vám utrpěnou újmu nahradit. Společnost je odpovědna též újmu způsobenou Vám ze strany zpracovatele Společnosti.
    11. Právo podat stížnost u dozorového orgánu
      1. V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či nevyhoví-li Společnost vaší žádosti týkající se Vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů jako dozorový úřad v oblasti ochrany osobních údajů.
      2. Se svým podnětem se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů i bez předchozí žádosti adresované Společnosti.
      3. Nevyhoví-li Úřad na ochranu osobních údajů Vaší stížnosti, případně se jí vůbec nebude zabývat nebo nebude-li Vás informovat do tří měsíců o pokroku v řešení Vaší stížnosti, máte proti takovému postupu Úřadu na ochranu osobních údajů právo na soudní ochranu.
    12. Právo na soudní ochranu
      • V případě pochybnosti o zákonném zpracování Vašich osobních údajů či v případě zjištění porušení Vašich práv v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte právo na účinnou soudní ochranu.
  6. ZPŮSOB UPLATŇOVÁNÍ PRÁV SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
    1. Způsob uplatňování práv subjektů údajů
      • Vaše žádosti ve věci jakýchkoliv Vašich práv v souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Společností (dále jen „Žádost(i)“) můžete uplatnit u Společnosti prostřednictvím následujících komunikačních kanálů:
      • telefonicky na telefonním čísle 225 985 225
      • e-mailovou poštou na e-mailové adrese send@send.cz
    2. Vyřizování žádostí subjektů údajů
      1. Bezúplatnost vyřizování Žádosti
        Není-li v tomto Oznámení o zásadách zpracování osobních údajů výslovně uvedeno jinak, je vyřizování Vašich Žádostí a přijímání jakýchkoliv následných opatření prováděno bezúplatně.
      2. Náležitosti Žádosti
        Z Vaší Žádosti musí být zřejmé, že tuto Žádost činíte Vy, a o co Společnost žádáte. Společnost od Vás může požadovat bližší konkretizaci Žádosti či jejích důvodů.
      3. Přijetí Žádosti subjektu údajů
        Bude-li Vaše Žádost podána prostřednictvím e-mailové pošty, bude Vám její přijetí bez zbytečného odkladu potvrzeno Společností, a to v závislosti na způsobu podání Žádosti e-mailovou poštou či jiným vhodným způsobem.
      4. Ověření Vaší totožnosti
        Nebude-li možné ověřit Vaši totožnost nebo budou-li existovat důvodné pochybnosti o Vaší, můžeme Vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k ověření Vaší totožnosti.
      5. V případě, že odmítnete dodatečné informace nezbytné k ověření Vaší totožnosti poskytnout, bude Vaše Žádost odmítnuta.
      6. Zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené Žádosti
        Zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené Žádosti (zejména opakující se Žádosti) mohou být zpoplatněny přiměřeným poplatkem (s ohledem na administrativní náklady) či odmítnuty.
      7. Vyřízení Žádosti subjektu údajů
        Žádosti jsou vyřizovány bezodkladně a v každém případě do jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Žádosti.
      8. Ve výjimečných případech (zejména s ohledem na složitost či počet všech vyřizovaných Žádostí) může být tato lhůta prodloužena, a to maximálně o další dva (2) měsíce. O takovém výjimečném prodloužení lhůty k vyřízení Žádosti Vás budeme informovat, a to nejpozději ve lhůtě jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Vaší Žádosti, a to společně s důvody pro takový odklad.
      9. Právo podat stížnost u dozorového orgánu a právo na soudní ochranu
        Jak již uvedeno dříve, pokud Společnost nepřijme opatření, o které jste Společnost požádali, bude Vás Společnost bezodkladně a nejpozději do jednoho (1) měsíce ode dne přijetí Žádosti informovat o důvodech nepřijetí požadovaného opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu (k tomu viz též článek tohoto Oznámení o zásadách zpracování výše).

 

Příloha č. 1

Přehled příjemců (kategorií příjemců)

 

Účel zpracování osobních údajů

příjemci (kategorie příjemců)

Efektivní řízení a správa Společnosti

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, orgány veřejné moci

Propagace společnosti

dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů)

Smluvní agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů)

Vývoj produktů a služeb

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti

Reklamační agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti

Agenda veřejných zakázek a soutěží

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti, orgány státní správy

Komunikace a vztahy s partnery Společnosti

daňoví poradci, účetní, právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), dodavatelé a jiní obchodní partneři Společnosti

Daňová agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci

Účetní agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci

Škodní agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci

Pojistná agenda

daňoví poradci, účetní, právní poradci, pojišťovací společnosti a makléři, orgány veřejné moci

Interní šetření a disciplinární řízení

daňoví poradci, účetní, právní poradci, řízením dotčení partneři Společnosti, orgány veřejné moci

Archivnictví

dodavatelé archivních služeb, orgány veřejné moci

IT a síťová bezpečnost

právní poradci, poskytovatelé IT služeb a datových úložišť (cloudů), orgány veřejné moci

Ochrana právních zájmů

daňoví poradci, účetní, právní poradci, orgány veřejné moci

Interní archivace

Dodavatelé administrativních služeb, daňoví poradci, účetní, právní poradci

 

 

 

Příloha č. 2

Doba uložení (zpracování) osobních údajů

 

Účel zpracování osobních údajů

Doba uložení (zpracování) osobních údajů

Efektivní řízení a správa Společnosti

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 – 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Propagace společnosti

Po dobu spolupráce s Vámi a dále 5 let ode dne jejího ukončení

Smluvní agenda

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3 -10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Vývoj produktů a služeb

Po dobu spolupráce s Vámi a dále 3 roky ode dne jejího ukončení

Reklamační agenda

Po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků (zpravidla 3-10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Agenda veřejných zakázek a soutěží

Po dobu spolupráce s Vámi a dále 3 roky ode dne jejího ukončení

Komunikace a vztahy s partnery Společnosti

Po dobu spolupráce s Vámi a dále 3 roky ode dne jejího ukončení

Daňová agenda

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 6 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn, ve výjimečných případech až 20 let)

Účetní agenda

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3-10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Škodní agenda

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Pojistná agenda

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Interní šetření a disciplinární řízení

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Archivnictví

Po dobu požadovanou právními předpisy

IT a síťová bezpečnost

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Ochrana právních zájmů

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

Interní archivace

Po dobu požadovanou právními předpisy a není-li požadována, po dobu spolupráce s Vámi a dále po zákonem stanovenou dobu promlčení právních nároků ( zpravidla 3- 10 let ode dne, kdy nárok mohl být poprvé uplatněn)

 

 

Příloha č. 3

informace o předávání osobních údajů do třetích zemí

 

Účel zpracování osobních údajů

informace o předávání osobních údajů do třetích zemí

Efektivní řízení a správa Společnosti

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Propagace společnosti

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Smluvní agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Vývoj produktů a služeb

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Reklamační agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Agenda veřejných zakázek a soutěží

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Komunikace a vztahy s partnery Společnosti

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Daňová agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Účetní agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Škodní agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Pojistná agenda

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Interní šetření a disciplinární řízení

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Archivnictví

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Ochrana majetku a osob

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

IT a síťová bezpečnost

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Ochrana právních zájmů

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]

Interní archivace

[Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.]